Como manter a eficácia da cobrança de cotas condominiais em atraso de uma forma extrajudicial    

A inadimplência é um problema enfrentado por diversos condomínios e com a chegada da pandemia ocasionada pelo coronavírus, esse problema se agravou diante do impacto financeiro na vida de diversos brasileiros.           

Dessa forma, é preciso que os síndicos e o Corpo Diretivo do condomínio atentem-se a taxa de inadimplência, visto que, na maioria das vezes, a arrecadação das cotas condominiais é a única fonte de receita para manutenção e demais despesas do condomínio e, consequentemente, quando a inadimplência atinge um percentual elevado, os demais moradores são encarregados de suprir esse déficit orçamentário.

Para calcular a taxa de inadimplência do condomínio basta dividir o número de unidades inadimplentes pelo número total de unidades e, em seguida multiplicar o resultado por 100 para encontrar a porcentagem. Por exemplo: 30 unidades inadimplentes dividido por 200 unidades, resultará em 0,15 e, quando multiplicamos o resultado por 100, encontramos a taxa de inadimplência de 15%.

Apesar de não ser possível estipular um percentual aceitável de taxa de inadimplência, haja vista que esse valor sofre alterações de acordo com cada caso concreto, é de extrema importância que o condomínio acompanhe mensalmente a evolução da taxa e efetue as cobranças para evitar o aumento e recuperar valores em aberto.

Nesse artigo falaremos sobre o método de cobranças utilizado aqui na HNDZ, abordando todas as etapas e as formas de tornar essa cobrança o mais amigável possível, veja a seguir.

O QUE É O MÉTODO DE COBRANÇA AMIGÁVEL

O método de cobrança amigável consiste em etapas de cobrança estabelecidas antecipadamente, que devem ser de conhecimento dos moradores e seguidas em caso de atrasos no pagamento.

Além de estabelecer quais são as etapas, é necessário estipular quando elas serão colocadas em prática.

No nosso escritório, por exemplo, temos casos onde a administradora do condomínio se encarrega da cobrança durante os primeiros 29 dias após a data de vencimento da cota condominial e após esse período, a cobrança passa a ser feita pelo jurídico. Porém, existem casos onde a administradora atua em períodos maiores, sendo      necessário verificar o que a convenção do condomínio diz a respeito.

Entretanto, ainda que o condomínio não conte com o suporte de uma administradora, é possível seguir as etapas do processo de cobrança amigável, que são estabelecidas da seguinte forma:

Passo 1 – Envio de e-mail: É necessário estabelecer após quantos dias de atraso será encaminhado o e-mail de notificação do débito, no nosso caso, enviamos assim que a cobrança passa a ser feita pelo escritório, ou seja, após 30 dias do vencimento da cota condominial. Entretanto, vez que nesse período a cobrança foi feita pela administradora, caso o seu condomínio não possua esse auxílio, esse e-mail poderá ser enviado em um período menor, como em 3-4 dias após o vencimento, por exemplo.

Passo 2 – Mensagem no WhatsApp: Caso o e-mail não      surta efeito, após 15 dias entramos novamente em contato novamente com o condômino, agora através de mensagem no aplicativo WhatsApp.

Passo 3 – Contato telefônico: Quando o condômino não responde o e-mail ou a mensagem no WhatsApp, o próximo passo é tentar o contato por telefone, questionando sobre uma previsão de pagamento ou a possibilidade de realizar um acordo.

Passo 4 – Notificação extrajudicial via correios: Caso nenhuma das etapas anteriores sejam frutíferas, passamos então ao envio da notificação extrajudicial via correios com Aviso de Recebimento, o que servirá como evidência caso evolua para uma ação judicial.

Passo 5 – Ação de execução: Por fim, caso não tenhamos      chegado em nenhum acordo extrajudicial com o morador, partimos para a ação judicial.

Em muitos casos a cobrança surte efeito no 1º e 2º passo, pois muitos acabam esquecendo de pagar o boleto e, com um simples lembrete, o assunto se resolve. Os demais casos costumam se resolver com acordos extrajudiciais, onde existe a possibilidade de parcelamento do débito caso exista mais de uma cota em aberto, respeitando sempre o que foi estabelecido previamente na convenção e regimento interno do condomínio.

COMO ABORDAR CORRETAMENTE O DEVEDOR

Todos os contatos com o condômino devem ser feitos de forma sútil e cordial, afinal, é importante demonstrar que o nosso intuito não é apenas efetuar a cobrança, mas sim ajudar o morador. 

Precisamos sempre nos colocar no lugar do morador, que pode estar enfrentando algum problema como doenças na família, desemprego, etc., portanto, uma abordagem agressiva poderá desencadear respostas no mesmo tom.

CAMPANHA DE CONSCIENTIZAÇÃO NOS CONDOMÍNIOS

É importante que todos os moradores estejam cientes do método de cobrança realizado pelo condomínio e sobre a importância de realizar o pagamento da cota em dia.

Portanto, o síndico pode optar em utilizar banners nas áreas comuns, ou lembretes de vencimento da cota condominial via aplicativo ou WhatsApp, além de informar quando o boleto está disponível.

 Incluir no site do condomínio apresentações gráficas que mostrem de forma visual quais foram os principais gastos, apontando para onde os valores arrecadados estão sendo direcionados, além de gráficos que mostrem a taxa de inadimplência, são outros métodos de conscientização que podem ser adotados pelo síndico.

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