A jornada do síndico no condomínio.

Após tratar sobre as principais dúvidas nas eleições para síndico em condomínio, vamos falar sobre a jornada no cargo.

Muitas pessoas começam essa função sem ter um conhecimento prévio, então, fizemos esse artigo abordando temas como a responsabilidade civil e criminal do síndico, remuneração, questão financeira, dentre outras.

Se você é um síndico de primeira viagem, ou simplesmente quer ampliar seu conhecimento da área, continue a leitura!

PRIMEIROS PASSOS APÓS A ELEIÇÃO

Algumas providências precisam ser tomadas pelo síndico ainda na assembleia de eleição, como exemplo, a determinação de uma data para que o síndico anterior entregue toda a documentação necessária para atuação do novo síndico.

É importante que essa data seja determinada em assembleia para que conste em ata, desta forma, caso haja uma resistência do síndico anterior em entregar a documentação, é possível ingressar com ação judicial.

Dentre os documentos que devem ser apresentados pelo síndico anterior estão:

• Apólices de Seguro: uma das obrigações mais importantes do condomínio é o seguro e, desta forma, é de extrema importância que o síndico se atente a data de vencimento da apólice de seguro, assim como aos valores que são segurados.
• Cartão de CNPJ: equivalente ao CPF de pessoa física, o cartão do CNPJ reúne todas as informações cadastrais do condomínio, além de comprovar sua regularidade perante a Receita Federal.
• Folhas de Ponto de Funcionários: é necessária atenção nas folhas de pontos dos funcionários por se tratar de uma das despesas mais altas do condomínio.
• Laudos PCMSO/PPRA: os laudos são exigidos pela Norma Regulamentadora nº 7 a fim de garantir a preservação da saúde do trabalhador e sua ausência pode acarretar em penalidades e multa.
• Livro de Inspeção do Trabalho: onde constam detalhes sobre a visita de Auditor Fiscal do Trabalho, incluindo eventuais irregularidades.
• Escritura de Convenção, Regulamento Interno; Livros de Atas de assembleia: são documentos que convencionam a atuação do síndico e a convivência dos condôminos.
• Contratos (manutenção etc): é necessário rever os contratos e verificar se os serviços estão sendo prestados corretamente ao condomínio.
• Pastas de Prestações de Contas: é importante comparar a previsão orçamentária com os efetivos gastos do condomínio.
• Planilhas de Orçamentos: onde constam todas as entradas e saídas das constas do condomínio.
• Plantas do Condomínio: esse documento é necessário para que o síndico possua conhecimento das instalações elétricas e hidráulicas do condomínio.
• Certificados Operacionais e Ocupacionais (PPRA, PCMSO, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização): são importantes para garantir a saúde e a integridade dos trabalhadores e moradores do condomínio.
• Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais): para eventuais prestações de contas.

Ainda, para compreender melhor a situação atual do condomínio, é importante que ocorra uma pesquisa de ações no Tribunal Regional do Trabalho e no Tribunal de Justiça, para verificar a existência de ações onde o condomínio faça parte, além de emissão da certidão de INSS e FGTS, a fim de verificar a existência de pendencias do condomínio.

É importante que o novo síndico solicite uma lista atualizada de moradores, de inadimplência e de acordos realizados, com o intuito de ter um melhor controle sobre a gestão do condomínio.

Por fim, é necessário a atualização dos dados na Receita Federal, nos bancos e do certificado digital do condomínio, a fim de evitar possíveis bloqueios e dificuldades em cumprir determinadas obrigações, como exemplo, o pagamento de funcionários e tributos, vez que é necessário o uso de certificado digital.

ATRIBUIÇÕES BÁSICAS

Agora, é importante compreender melhor quais são as funções do síndico, que se encontram descritas nos artigos 1.331 ao 1358 do Código Civil.

Para não prolongar muito com textos da lei, visto o número extenso de artigos, listamos as principais atribuições:

• Realizar a convocação dos condôminos para a assembleia;
• Se encarregar de que a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia estão sendo cumpridas;
• Zelar pela conservação das áreas comuns;
• Cuidar da prestação dos serviços de interesse dos condôminos;
• Realizar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
• Administrar a arrecadação e a inadimplência das cotas condominiais;
• Realizar ao menos uma vez ao ano a prestação de contas e sempre que exigidas;
• Realizar a contratação de seguro para edificação.

Ainda, é importante ter em mente que o síndico é a pessoa que representa legalmente o condomínio e, eventualmente, qualquer documentação solicitada em juízo deverá ser apresentada por ele.

Além, é claro, de representar o condomínio em assuntos tratados com os moradores, auxiliando na solução de possíveis problemas.

RESPONSABILIDADE CIVIL E CRIMINAL

A falta de conhecimento sobre o cargo pode levar a falhas que ocasionam prejuízos aos condôminos ou terceiros e, desta forma, pode haver a responsabilidade civil do síndico.

Mas esse problema pode ir além, podendo o síndico ser responsabilizado criminalmente em certos casos, se sujeitando a penas que variam entre um mês a cinco anos, além da aplicação de multa. Esses casos geralmente envolvem crimes contra a honra, a apropriação indébita de fundos ou de verbas previdenciárias dos funcionários.

AUXILIO DE ADMINISTRADORA E DE JURÍDICO

Apesar das inúmeras dificuldades e tarefas, o síndico não está sozinho e pode contar com o auxílio de uma administradora e de uma assessoria jurídica, que poderão auxiliá-los em várias atribuições s, como exemplo, gestão financeira, obrigações fiscais e tributárias, análise das relações trabalhistas, controle da inadimplência, pareceres opinativos, dentre outras.

Atenção para consignar a remuneração da administradora e da assessoria jurídica na previsão orçamentária, sendo essas contratações um dos melhores investimentos dos condomínios.

REMUNERAÇÃO

A convenção do condomínio geralmente determina qual será a remuneração do síndico, entretanto, caso não exista previsão, o assunto pode ser deliberado em assembleia.

Essa remuneração pode ser feita através de um salário fixo, que normalmente varia entre dois a cinco salários mínimos, dependendo do tamanho do condomínio, volume de intervenções e outros fatores, ou pode ainda ocorrer de forma indireta, através de desconto ou isenção da cota condominial.

COMUNICAÇÃO COM CONDÔMINOS

A comunicação entre o síndico e condôminos é fundamental, porém, é necessário estabelecer certas regras para que essa comunicação não ultrapasse o bom senso, principalmente em casos onde o síndico é morador do condomínio.

Essas regras podem ser estabelecidas já na ata de eleição, onde podem ser discriminados os meios de comunicação, como whatsapp, e-mail ou pelo site da administradora, além de informar quais serão os horários e prazos para resposta.

Outra forma de comunicação são os quadros de avisos, que podem ser usados tanto no site da administradora e do condomínio, quanto nas áreas comuns, como garagem e elevadores.

Além, é claro, dos meios tradicionais, como o livro de ocorrência e pessoalmente, desta forma, a implantação de plantões de atendimento pode ser uma boa forma para lidar com os atendimentos presenciais, onde podem ser determinados dias e horários para atendimento com hora marcada.

O QUE UM SÍNDICO NÃO PODE FAZER

Tão importante quanto as informações sobre o que deve ser feito ao assumir o cargo de síndico do condomínio, é ter conhecimento sobre o que não pode ser feito pelo síndico.

Listamos abaixo as 10 principais ações que não devem ser tomadas pelo síndico:

• Não pode haver negligência com as normas estabelecidas pela convenção e pelo regimento interno do condomínio.
• O síndico não pode expor moradores inadimplentes e nem realizar a cobrança de forma constrangedora.
• Não deve utilizar indevidamente o fundo reserva do condomínio para pagamento de contas do dia a dia.
• Não pode deixar de prestar contas aos moradores ao menos uma vez no ano, ou sempre que for exigido.
• Não respeitar o quórum das votações em assembleia, o que pode ainda causar a impugnação da convocação e da ata.
• Não pode contratar serviços que causem desiquilíbrio nas finanças do condomínio, como obras não emergenciais, sem a anuência prévia da assembleia.
• Não pode haver parcialidade em soluções de conflitos entre moradores.
• Não pode permitir reformas sem a apresentação de plano de obra aprovado por especialista e em conformidade com a norma ABNT NBR 16.280.
• Não é permitido invadir a privacidade dos condôminos e entrar em suas residências sem a devida permissão.
• O síndico não deve reter ou omitir documentos quando houver a troca de gestão.

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